Voorkom dat jouw mails in de spambox belanden

Geschreven door:
Leo Hoogma, 16 maart 2021

Wij zijn de laatste tijd veel gebeld door klanten die problemen hebben met het verzenden van de mail. Hun e-mails komen niet aan bij de ontvangers, of belanden in de spambox. Dat kan komen doordat de eisen van spamfilters recent zijn aangescherpt. Deze worden steeds strenger. Waar je voorheen wel gewoon kon verzenden met een waarschuwing, worden e-mails nu direct geblokkeerd.

Waarom komt mijn mail in de spambox?

De oorzaak hiervan is meestal een verkeerde e-mailinstelling bij de verzender. Om dit te controleren hebben wij een tip:
Een handige tool om jouw e-mails te testen is `Test de Spammyness van je mails` mail-tester.com. Stuur een mail naar het e-mailadres dat je daar ziet en check je score. Dit systeem geeft aan waar de problemen zitten, zodat je het kunt oplossen.

Andere veel voorkomende oorzaken zijn:

• De instellingen van jouw uitgaande mailserver staan niet goed. Controleer of jij de juiste mailserver, het juiste poortnummer en de juiste beveiliging hebt ingesteld. De beveiliging moet staan op SSL of TLS.
• Een andere oorzaak kan een fout ingesteld SPF-record zijn. Een SPF-record vertelt welke domeinen en IP-adressen er mogen verzenden met jouw adres. Dit voorkomt dat kwaadwillenden - spoofers - namens jou kunnen mailen. Een fout ingesteld SPF-record zorgt dus voor afleverproblemen want dan staat jouw domeinnaam of server-IP niet op de veilige `whitelist`, en mag jij dus geen mails verzenden. Het SPF-record achter de domeinnaam dient dus goed te zijn.
• Te veel plaatjes en externe links in het e-mailbericht. Wij hebben al meerdere gevallen gezien waarbij de e-mailhandtekening ervoor zorgt dat de mail in de spambox belandt. We adviseren je om zo min mogelijk externe links in de e-mailhandtekening te zetten, en houd het simpel qua opmaak. Plaats niet te veel plaatjes en zeker geen plaatjes die linken naar iets.

Voorbeeld van een 'spammy` e-mailhandtekening
Een van onze klanten had - heel vriendelijk - onderaan elke e-mail die werd verzonden: `Vriendelijke groeten` staan, in zes of zeven verschillende talen. Dat werd door de spamfilter als ongewenste e-mail beschouwd en zodoende bereikten de mails nooit hun ontvanger. Ons advies is dan ook: Houd je e-mailhandtekening simpel. Niet te veel toeters en bellen, die min of meer als reclame kunnen worden gezien.

Tekst heeft de voorkeur boven tekst-in-afbeelding

Een veelgebruikte truc van spammers is om tekst in een afbeelding te zetten. Google kan deze tekst niet `lezen`, omdat het eigenlijk een afbeelding is. Maar daardoor worden mails met plaatjes erin dus sneller als spam of phishing gezien. Het advies is daarom om altijd jouw boodschap te typen, en dat ook zo te verzenden. Hierdoor wordt de kans kleiner dat jouw mail in de spambox terechtkomt.

Test of jouw e-mails spamfilterproof zijn
Heb je alle bovenstaande stappen doorlopen? Dan zou je bij mail-tester qua score boven een 8 moeten uitkomen. Dat is een prima score. Een 10 zal het nooit worden, omdat je daarvoor ook een speciale DKIM-encryptie moet hebben. DKIM, of DomainKeys Identified Mail, is een techniek waarbij de ontvangende server controleert of de mail is verzonden door de geautoriseerde eigenaar van het DKIM-domein, en of de e-mail onderweg niet is vervuild of gemuteerd.
DMARC is ook een manier om authenticatiegegevens toe te voegen aan jouw mail, waardoor je een grotere kans hebt om in de inbox te belanden. Dit is echter erg specialistisch werk en met een kleine verstoring werkt dan je hele mail niet meer, vandaar dat dit niet veel wordt gedaan.

Heb jij hulp nodig met jouw e-mailinstellingen?

Kom je er niet uit, of ben je op zoek naar een goede spamfilter voor je eigen inbox? Neem contact op met de IT-specialisten van Hoogma Webdesign, wij helpen je graag.

Wilt u nog meer blogberichten lezen? Ga dan naar de pagina Blog.